8 hábitos de organização

Os organizadores profissionais não passam todos os minutos livres a organizar gavetas ou a etiquetar caixas. Muitos dos seus hábitos mais úteis pouco ou nada têm a ver com os sistemas de armazenamento.

Em vez disso, concentram-se em rotinas que reduzem as decisões desnecessárias, evitam a acumulação de pequenas tarefas e preservam energia mental suficiente para o que realmente importa.

Estes hábitos são suficientemente simples para serem praticados diariamente, mesmo quando a vida é agitada.

Antes de abrir mensagens, e-mails ou uma longa lista de tarefas, reserve um momento para perceber como se sente realmente.

Alguns dias começam com muita energia; outros, não. Reconhecer isto logo cedo pode ajudá-lo a ajustar as expectativas e a evitar planear uma agenda irrealista.

Uma rápida verificação matinal pode ser tão simples como perguntar a si mesmo quanta energia tem hoje e quais as tarefas que realmente precisam da sua atenção.

O objetivo não é julgar o seu estado de espírito, mas sim planear com base na realidade, em vez de numa versão idealizada do dia.

Fazer a cama é uma daquelas pequenas tarefas que podem fazer com que o ambiente pareça mais organizado de imediato.

Isto também dá à manhã um ponto de partida claro: uma tarefa já está concluída antes que o dia se torne complicado.

Há ainda outro benefício prático. Voltar para uma cama bem feita à noite pode tornar o quarto mais tranquilo e acolhedor.

Não é necessário deixar os cantos perfeitos como num hotel nem usar almofadas decorativas. Colocar a roupa de cama no lugar demora apenas alguns minutos e evita que o quarto fique com um aspeto caótico durante o resto do dia.

Uma lista de tarefas extensa não é, automaticamente, uma lista organizada.

Dedique alguns minutos a rever o que precisa de ser feito e decida quais os itens que são realmente importantes. Escolha um número reduzido de prioridades, em vez de tratar todas as tarefas como igualmente urgentes.

Isto pode reduzir a procrastinação, pois já saberá por onde começar.

A mesma lógica se aplica aos e-mails. Dê prioridade às mensagens realmente importantes, em vez de verificar a caixa de entrada repetidamente ao longo da manhã e permitir que cada nova notificação desvie a sua atenção.

Uma das formas mais eficazes de garantir uma manhã tranquila é adiantar algumas tarefas antes de ir dormir.

Organize a cozinha, prepare o que for necessário para o pequeno-almoço, arrume a sua mala de trabalho ou de estudo e deixe os essenciais num local de fácil acesso.

Mesmo dez minutos de preparação à noite podem eliminar a necessidade de tomar várias decisões na manhã seguinte. Isto é especialmente útil em casas onde várias pessoas têm de sair em horários próximos. Em vez de procurar chaves, carregadores ou documentos quando já se está atrasado, tudo estará pronto.

Por vezes, o sistema de organização mais simples é o mais eficaz. Se tiver mesmo de se lembrar de levar algo consigo, coloque o objeto mesmo ao lado da porta de entrada. Precisa de se lembrar de um compromisso? Deixe um bilhete num local para onde olhe naturalmente todas as manhãs.

Um lembrete escondido numa aplicação não serve de nada se se esquecer de abrir a aplicação. Os sinais visuais físicos funcionam porque aparecem exatamente no momento em que precisa deles. Uma bolsa junto à porta, um bilhete no espelho ou um item colocado junto às suas chaves podem ser mais fiáveis ​​do que tentar manter mais uma instrução na memória.

Muitas pessoas organizadas reservam, deliberadamente, um breve momento de calma antes de começarem as exigências do dia.

Isto pode significar ficar sentado em silêncio, alongar, respirar lentamente ou simplesmente manter-se afastado do telefone durante cinco minutos após acordar.

Não precisa de uma rotina elaborada.

O objetivo é evitar começar todas as manhãs em modo de reação. Quando a primeira coisa que vê é uma enxurrada de e-mails, mensagens e notificações, a sua atenção passa imediatamente a pertencer a outras pessoas.

Uma breve pausa ajuda-o a decidir, antes de mais, como quer encarar o dia.

A organização deve facilitar a vida, e não transformar o dia-a-dia num exercício de eficiência.

Inclua um pequeno ritual prazeroso na sua manhã. Pode ser beber café sem fazer outras coisas ao mesmo tempo, ouvir uma música favorita, ler durante dez minutos ou fazer uma caminhada rápida.

Estes momentos podem parecer não ter qualquer relação com a organização, mas ajudam a tornar as rotinas mais fáceis de manter.

Uma agenda composta apenas por obrigações acaba por se tornar exaustiva. Uma pequena atividade que realmente aprecie pode fazer com que toda a manhã pareça menos agitada.

Decidir o que vestir pode demorar mais tempo do que o esperado, especialmente em manhãs agitadas.

Escolher a roupa na noite anterior elimina uma decisão desnecessária.

Separe o look completo, incluindo os itens que costuma esquecer. Se pratica exercício logo cedo, deixe a roupa de treino ao lado da cama; assim, há menos hipóteses de desistir do plano de manhã.

Algumas pessoas simplificam ainda mais criando uma pequena coleção de combinações de roupa que funcionem bem ou repetindo pequenos-almoços semelhantes durante a semana de trabalho.

O objetivo não é eliminar toda a variedade da vida, mas sim deixar de gastar energia em decisões que não exigem muita atenção.

Os hábitos de organização mais úteis raramente são algo de extraordinário.

Fazer a cama, preparar a mala, escrever as prioridades e dedicar alguns minutos a preparar o dia seguinte podem não parecer ações impressionantes isoladamente. No entanto, em conjunto, reduzem a quantidade de pequenos problemas que disputam a sua atenção ao longo do dia.