จัดพื้นที่ทำงานใน20นาที

โดยปกติแล้ว การทำงานอย่างมีสมาธิมักจะล้มเหลวก่อนที่สมาธิจะหายไปเสียอีก อุปสรรคที่แท้จริงอาจมีขนาดเล็กกว่านั้น เช่น ปากกาผิดด้ามถูกฝังอยู่ในกองเอกสาร มีสิ่งของอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกันห้าอย่างแย่งความสนใจ งานนั้นไม่มีจุดจบที่ชัดเจน และคำพูดที่ว่า "ฉันจะทำงานนี้สักพัก" ก็ค่อยๆ กลายเป็นงานที่ไม่มีกำหนดเวลาสิ้นสุดไปโดยปริยาย

การจัดระเบียบที่มีประโยชน์มากกว่าคือการผสมผสานข้อจำกัดง่ายๆ สองประการ ได้แก่ ช่วงเวลาที่กำหนดไว้ตายตัว และชุดเครื่องมือที่จำกัดอย่างจงใจ

โต๊ะทำงานไม่จำเป็นต้องเรียบง่ายตลอดทั้งวัน เพียงแค่ต้องออกแบบให้เฉพาะเจาะจงเพียงพอสำหรับงานในแต่ละช่วงเวลา

เลือกผลลัพธ์ก่อน

ก่อนที่จะจัดเตรียมอะไรก็ตาม ให้ตัดสินใจก่อนว่าควรมีอะไรอยู่เมื่อการทำงานสิ้นสุดลง

ตัวอย่างเช่น:

บันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือหนึ่งหน้า

ย่อหน้าที่แก้ไขแล้วสามย่อหน้า

ภาพร่างขนาดเล็กห้าภาพ

รายการในสเปรดชีตที่แก้ไขแล้วสิบรายการ

ส่วนการอ่านที่เสร็จสมบูรณ์หนึ่งส่วนพร้อมคำอธิบายประกอบ

สิ่งนี้สำคัญเพราะอุปกรณ์เครื่องเขียนที่จำเป็นจะเปลี่ยนแปลงไปตามผลลัพธ์ การร่างภาพอาจต้องใช้ดินสอหลายแท่งและยางลบ การตรวจทานอาจต้องการเพียงเอกสาร ปากกาหนึ่งด้าม และแผ่นแปะ หากอุปกรณ์ทุกชิ้นยังคงอยู่บนโต๊ะ "เผื่อไว้" พื้นที่ทำงานจะไม่สะท้อนถึงงานที่ทำอีกต่อไป

ใช้การทดสอบด้วยเครื่องมือสามชิ้น

สำหรับการทำงานช่วงสั้นๆ ให้เริ่มต้นด้วยการถามว่างานนั้นสามารถทำเสร็จได้ด้วยเครื่องมือหลักประมาณสามชิ้นหรือไม่

ตัวอย่างเช่น:

สมุดบันทึก + ดินสอ + ไม้บรรทัด

แบบร่างที่พิมพ์แล้ว + ปากกา + กระดาษโน้ต

สมุดสเก็ตช์ + ดินสอสองแท่ง

สามชิ้นไม่ใช่ข้อจำกัดที่เคร่งครัด จุดประสงค์คือเพื่อแยกแยะเครื่องมือที่จำเป็นออกจากเครื่องมือที่มีอยู่

แก้วที่เต็มไปด้วยปากกาแปดด้ามอาจดูสะดวก แต่ถ้าคุณใช้เพียงสองด้ามเป็นประจำ ปากกาอีกหกด้ามที่เหลือจะเพิ่มทางเลือกโดยไม่ได้เพิ่มความสามารถ

นาฬิกาจับเวลาแบบกายภาพจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมันเปลี่ยนวิธีการกำหนดงานของคุณ

กำหนดเวลางานให้เหมาะสมกับ 10, 20 หรือ 40 นาที

ช่วงเวลาที่แตกต่างกันเหมาะกับงานประเภทต่างๆ

ประมาณ 10 นาทีเหมาะสำหรับงานเริ่มต้นที่ท้าทาย เช่น การร่างโครงร่าง การจัดเรียง การกำหนดลำดับความสำคัญ หรือการเตรียมวัสดุ

ประมาณ 20 นาทีเหมาะสำหรับงานผลิตที่กระชับ เช่น การร่างส่วนสั้นๆ การแก้ไขหลายย่อหน้า การตรวจสอบบันทึกย่อจำนวนจำกัด หรือการสร้างภาพร่างแรก

ประมาณ 40 นาทีเหมาะสำหรับงานที่ต้องการความต่อเนื่อง เช่น การเขียน การอ่าน หรือการวาดภาพอย่างละเอียด

คำถามที่มีประโยชน์ไม่ใช่ "ฉันสามารถจดจ่อได้นานแค่ไหน?" แต่เป็น "ปริมาณงานเท่าใดที่สามารถไปถึงจุดตรวจสอบได้อย่างเหมาะสมในช่วงเวลานี้?"

หยุดยืดเยื้องานที่ไม่ชัดเจน

หาก "งานเกี่ยวกับการนำเสนอ" ใช้เวลาหลายรอบของนาฬิกาจับเวลาซ้ำๆ ปัญหาอาจอยู่ที่การกำหนดงานมากกว่าวินัย

แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ:

เลือกข้อความสำคัญสามข้อ

ร่างหัวข้อสไลด์หกหัวข้อ

เลือกภาพประกอบ

เขียนเนื้อหาสไลด์เปิดใหม่

แต่ละอย่างสามารถสร้างผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัด ทำให้การสิ้นสุดของตัวจับเวลาเป็นสิ่งที่มีความหมาย

การจัดวางเครื่องเขียนสามารถประหยัดแรงได้มากกว่าการจัดวางเพื่อความสวยงาม เพราะการเคลื่อนย้ายเล็กๆ น้อยๆ ซ้ำๆ จะสะสมกัน

เก็บเครื่องมือที่ใช้บ่อยไว้ใกล้มือ

หากคุณสลับใช้ดินสอ ยางลบ และไม้บรรทัด 20 ครั้งในระหว่างการทำงาน เครื่องมือทั้งสามชิ้นนี้ควรอยู่ใกล้พื้นที่ทำงานหลักของคุณมากที่สุด

การจัดวางโต๊ะทำงานที่ใช้งานได้จริงสามารถแบ่งออกเป็นสามโซน:

ตรงกลาง: งานปัจจุบัน

ด้านข้างใกล้ตัว: เครื่องมือที่ใช้บ่อย

ด้านข้างไกลตัวหรือนอกโต๊ะ: สิ่งของที่ใช้เป็นครั้งคราว

วิธีนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าการจัดระเบียบตามประเภทเพียงอย่างเดียว ไม้บรรทัดและดินสออาจอยู่ด้วยกันในระหว่างการทำงานครั้งหนึ่ง แม้ว่าโดยปกติแล้วจะอยู่ในหมวดหมู่การจัดเก็บที่แตกต่างกันก็ตาม

เก็บเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้ทันที

เมื่อเปลี่ยนงาน ชุดเครื่องมือก็ควรเปลี่ยนด้วย

หากคุณวาดภาพเสร็จแล้วและเริ่มอ่านหนังสือ ดินสอสีไม่จำเป็นต้องอยู่ในพื้นที่เดียวกันอีกต่อไป เก็บกลับเข้าที่ก่อนเริ่มงานต่อไป

การรีเซ็ต 20 วินาทีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้โต๊ะทำงานสะสมเศษวัสดุจากกิจกรรมหลายอย่างพร้อมกัน

ชุดเครื่องเขียนมักมีหลายสี แต่สีที่มากขึ้นไม่ได้หมายความว่าบันทึกจะมีประโยชน์มากขึ้นเสมอไป

กำหนดความหมายก่อนใช้สี

สำหรับการใส่คำอธิบายประกอบ การแบ่งเป็นสองหรือสามหมวดหมู่มักจะอ่านง่ายกว่าการใช้สีตกแต่งหกสี

ระบบง่ายๆ อาจเป็น:

สีน้ำเงิน = ข้อเท็จจริงสำคัญ

สีเขียว = รายการที่ต้องดำเนินการ

สีส้ม = คำถามหรือความไม่แน่นอน

สีที่ใช้ไม่สำคัญ สิ่งสำคัญคือความสม่ำเสมอ

หากเลือกสีแบบสุ่มทุกครั้ง หน้ากระดาษอาจดูเป็นระเบียบโดยไม่ได้เข้ารหัสข้อมูลอย่างแท้จริง

อย่าไฮไลต์ทั้งหน้า

การทดสอบการไฮไลต์ที่มีประโยชน์คือดูว่าวลีที่ไฮไลต์ยังคงมีความหมายหรือไม่เมื่ออ่านโดยลำพัง

หากไฮไลต์เกือบทุกประโยค ลำดับชั้นทางสายตาจะหายไป

วิธีการเลือกที่ดีกว่าคือการไฮไลต์เฉพาะข้อมูลที่คุณคาดว่าจะเรียกใช้ในภายหลัง เช่น การตัดสินใจ วันที่ คำจำกัดความ ตัวเลข หรือการดำเนินการต่อไป

นาทีสุดท้ายของการทำงานแต่ละครั้งสามารถใช้เตรียมความพร้อมสำหรับครั้งต่อไปได้

เก็บอุปกรณ์ที่ใช้แล้ว เก็บเศษวัสดุ ปิดเอกสารที่ทำเสร็จแล้ว และเหลือไว้เฉพาะสิ่งของที่เกี่ยวข้องกับงานต่อไปเท่านั้น

หากการทำงานครั้งต่อไปเริ่มต้นในวันพรุ่งนี้ ให้เขียนบันทึกการเริ่มต้นใหม่สั้นๆ ดังนี้:

"ดำเนินการต่อจากย่อหน้าที่ 4"

"ตรวจสอบตัวเลขในแถวที่ 12–18"

"ระบายสีส่วนด้านซ้ายให้เสร็จ"

บันทึกดังกล่าวจะช่วยลดความจำเป็นในการสร้างบริบทใหม่ในภายหลัง

การจัดโต๊ะทำงานให้มีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการมีสิ่งของน้อยลงหรือการรักษาพื้นผิวให้สมบูรณ์แบบ แต่หมายถึงการจัดสรรเวลาและเครื่องมือให้เหมาะสมกับงานที่อยู่ตรงหน้า การกำหนดเวลาทำงาน 20 นาที ชุดเครื่องเขียนที่เหมาะสมกับงาน และการจัดระเบียบใหม่เล็กน้อย สามารถเปลี่ยนโต๊ะทำงานจากที่เก็บของเฉยๆ ให้กลายเป็นระบบการทำงานได้ กุญแจสำคัญนั้นง่ายมาก: พื้นที่ทำงานควรเปลี่ยนแปลงไปตามงานที่เปลี่ยนแปลง